Déclaration de confidentialité

1.Votre droit au respect de la vie privée


La société mutualiste d’assurances « Solidaris Assurances » (ci-après dénommée « Solidaris Assurances ») est une entreprise d'assurances agréée par l'Office de Contrôle des Mutualités et des Unions Nationales de Mutualités pour offrir des assurances maladie au sens de la branche 2 de l'annexe 1 de l'arrêté royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d'assurances, sous le numéro 350/02.

Dans le cadre de son activité, Solidaris Assurances traite des données à caractère personnel et accorde une grande importance au respect de la vie privée de ses assurés ; de plus, Solidaris Assurances respecte les règlementations en vigueur qui lui sont imposées.

Cette déclaration est destinée à vous informer sur l’utilisation de vos données à caractère personnel au sein de notre société ainsi que sur vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

2. Responsable du traitement


Solidaris Assurances, n° d’entreprise 838.585.487 dont le siège social se situe Rue Saint-Jean 32-38 à 1000 Bruxelles, agit en tant que responsable de traitement de vos données à caractère personnel pour la gestion de vos contrats d’assurances soins de santé.

Vous pouvez nous contacter par courrier adressé au siège social susmentionné, par courriel (assurances@solidaris.be) ou via le formulaire de contact de notre site web.

Vous avez également la possibilité de contacter notre Data Protection Officer (DPO) par écrit en adressant un courrier à l’attention du Data Protection Officer de Solidaris Assurances, Rue Saint-Jean 32-38 à 1000 Bruxelles ou par mail : privacy@solidaris-assurances.be. Tout contact doit être accompagné d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.

3. Quelles sont les bases légales de traitement de vos données ?


Dans le cadre de la gestion de vos contrats d’assurance soins de santé, les données traitées par Solidaris Assurances le sont sur base de l’article 9.2 a) du Règlement européen.

Nous nous basons également sur les législations spécifiques suivantes :
  • Loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales des mutualités ;
  • Loi du 4 avril 2014 relative aux assurances ;
  • Loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d’assurance ou de réassurance.

4. Quelles sont nos sources d’informations ?


Les données à caractère personnel traitées proviennent de plusieurs sources d’informations :
  • De vous-même;
  • De votre représentant légal;
  • De toute personne mandatée par vos soins;
  • Des prestataires de soins : médecins, établissements hospitaliers, dentistes,…;
  • Des Mutualités affiliés à Solidaris Assurances et ce, sur base des autorisations du « Comité sectoriel de la Sécurité sociale et de la Santé – section sécurité sociale » et du « Comité sectoriel du Registre national »
Les mutualités socialistes affiliées à Solidaris Assurances sont :
  • Mutualité Solidaris du Brabant wallon, Chaussée de Mons 228, 1480 Tubize (agréée sous le n°3002);
  • Mutualité Solidaris Mons - Wallonie picarde, rue du Fort 48, 7800 Ath (agréée sous le n°3003);
  • Solidaris - Mutualité Socialiste du Centre, Charleroi et Soignies, avenue des Alliés 2, 6000 Charleroi (agréée sous le n°3004);
  • Mutualité Socialiste du Luxembourg, place de la Mutualité 1, 6870 Saint-Hubert (agréée sous le n°3006);
  • Solidaris Namur, chaussée de Waterloo, 182, 5002 Saint-Servais (agréée sous le n°3007);
  • Solidaris Liège, rue Douffet 36, 4020 Liège (agréée sous le n°3005).

Cela peut se faire par contact direct avec nous, mais aussi via votre mutualité, les canaux numériques (formulaire de contact, mails, utilisation des sites web de Solidaris Assurances et de Solidaris), …

5. Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?


En fonction des informations que vous nous communiquez, Solidaris Assurances peut avoir connaissance et/ou traiter les données suivantes :
  • Données d’identification : nom, adresse, numéro de registre national, date de naissance, numéro de contrat, numéro d’affiliation mutualiste,… ;
  • Données caractéristiques : âge, sexe, état civil,… ;
  • Données numériques à caractère personnel : adresse e-mail, adresse IP, numéro de téléphone,…
  • Données financières : comptes bancaires ;
  • Données à caractère personnel sensibles : données médicales, informations relatives à un séjour en milieu hospitalier, traitements médicaux, soins dentaires,…;
  • Données judiciaires : administration provisoire.

6. Par qui sont traitées vos données ?


Toutes ces données sont traitées par le personnel de Solidaris Assurances mais également par nos mutualités affiliées qui sont les intermédiaires d’assurances de Solidaris Assurances. Ces personnes sont habilitées et soumises contractuellement à une obligation de secret professionnel.

7. Pourquoi vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?


Vos données à caractère personnel sont traitées par Solidaris Assurances principalement pour la finalité suivante : l’organisation et la gestion des assurances maladie au sens de la branche 2 de l'annexe 1 de l'Arrêté Royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d'assurances.

Pour toute question pour laquelle vous vous adresseriez à nous, il est possible que nous en conservions une trace.

Il est également possible que vos données à caractère personnel soient traitées dans le cadre des activités de support de Solidaris Assurances, à savoir :
  • dans le cadre des audits effectués en vue de l’amélioration de la qualité de nos services;
  • en vue de proposer de meilleurs services/produits à nos assurés pour promouvoir leur bien-être, dans le cadre de nos études;
  • afin de nous conformer à nos obligations légales en tant qu’assureur vis-à-vis de l’Office de Contrôle des Mutualités.
Vos données à caractère personnel peuvent également être:
  • transmises à votre mutualité dans le cadre d’une intervention de l’assurance obligatoire et/ou de l’assurance complémentaire lorsque ces assurances peuvent intervenir en matière d’indemnisation (factures de transport, attestations de soins, BVAC, …);
  • utilisées pour vous informer des nouveaux produits proposés par Solidaris Assurances.

8. A qui vos données peuvent-elles être communiquées ?


Vos données à caractère personnel sont communiquées:
  • A vous-même;
  • A votre représentant légal (en ce compris votre administrateur provisoire);
  • A la personne mandatée par vos soins.
Toutefois, dans le cadre de certaines finalités, vos données peuvent également être transmises à des tiers:
  • Nos médecins et dentistes référents pour la gestion d’accord de reconnaissance maladies graves, de médicaments liés à une maladies graves reconnues, plan de traitement de soins dentaires,… ;
  • Votre mutualité afin de vous communiquez des renseignements lors du traitement de votre dossier par Solidaris Assurances;
  • B-post, Network Research Belgium (NRB), les ASBL « l’Ouvroir » et « la Lumière » pour l’envoi de nos courriers;
  • Nos établissements hospitaliers partenaires pour l’envoi d’informations concernant l’indemnisation de frais hospitaliers par Solidaris Assurances (dans le cadre des accords « tiers payant »);
  • Vos professionnels des soins de santé, à votre demande;
  • L’Office de Contrôle des Mutualités et autres instances légales habilitées, dans le cadre de leurs missions légales de contrôle;
  • Notre Réviseur d’entreprise, à l’Ombudsman des Assurances, tous tenus par une obligation de confidentialité;
  • Nos avocats et à la Justice en cas de contentieux;
  • Un tiers dûment autorisé.
Les établissements hospitaliers partenaires sont :
  • Le Centre Hospitalier Epicura ;
  • Le Centre Hospitalier Universitaire Tivoli;
  • Les hôpitaux du Centre Hospitalier de Wallonie Picarde (CHWAPI);
  • Le Centre Hospitalier Universitaire de Liège;
  • Le Centre Hospitalier Régional de la Citadelle;
  • Le Centre Hospitalier Régional de Huy;
  • La Clinique André Renard de Herstal;
  • Le Centre Hospitalier du Bois de l'Abbaye et Hesbaye.

9. Vos données sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’UE ?


Vos données à caractère personnel ne sont pas transférées hors Belgique.

10. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?


Vos données sont conservées depuis votre premier contact avec Solidaris Assurances ou avec l’un de ses intermédiaires d’assurances jusqu’à 5 ans après la fin de votre contrat d’assurance et ce quelle que soit la raison de la rupture du lien contractuel.

Lorsque vos données ne seront plus nécessaires ou qu’il n’y aura plus d’intérêt légitime, Solidaris Assurances ne pourra plus traiter vos données.

11. Existe-t-il des mesures de protection ?


Afin de garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel, Solidaris Assurances a pris des mesures techniques et organisationnelles pour éviter des cas d'atteinte, perte, destruction ou divulgation.

En cas de fuite de données, nous prendrons nos responsabilités pour résoudre le problème au plus vite.

Toutefois, dans les cas de fuite grave de données, l'autorité de surveillance et les personnes concernées par les données seront informées.

12. Quels sont vos droits ?


Conformément à la législation en vigueur, vous disposez de certains droits légaux énumérés ci-dessous.

Dans l’éventualité où vous souhaiteriez exercer ces droits, une requête devra être envoyée à Solidaris Assurances en joignant une copie de votre carte d’identité ; ce qui permettra d’éviter qu’une personne usurpe vos droits. Le fait de refuser de communiquer cette information pourra entraîner le rejet de la demande.

Après réception de votre demande, vous serez informé des suites données dans un délai d’un mois. Si la demande est complexe, le délai pourra être prolongé jusqu’à maximum 3 mois. Vous serez informé de cette prolongation.

En cas de conflit avec le respect de la confidentialité d'autres personnes ou si la communication d’informations est interdite par la loi, une déclaration sera également faite dans un délai d’un mois.

a. Droit d’accès et d’information

Vous avez le droit de nous demander d’accéder à vos données à caractère personnel et d’être informé sur :
- Les données à caractère personnel qui sont traitées ;
- La provenance des données ;
- La raison du traitement ;
- Les tiers ayant accès à ces données ;
- Le délai de conservation des données ;
- …

b. Droit de rectification

Vous avez le droit de faire corriger ou compléter les données à caractère personnel erronées ou incomplètes. Nous veillerons à ce que les informations soient rectifiées dans les meilleurs délais.

c. Droit de suppression

Si vos données à caractère personnel ne sont pas pertinentes, sont obsolètes ou ne sont plus nécessaires aux fins du traitement, vous pouvez nous demander de les supprimer.

Cependant, vos données ne peuvent être supprimées si la suppression empêche et/ou compromet les finalités de Solidaris Assurances, si le traitement est réalisé en vertu d’une obligation légale, mais également si vos données à caractère personnel peuvent ou doivent encore être régulièrement traitées selon la règlementation en vigueur.

d. Droit d’opposition

Bien que le traitement de vos données repose sur un intérêt légitime, vous disposez du droit de vous opposer à ce traitement.

Dans ce cas, nous ne serons plus en mesure d’assurer nos finalités.

e. Retrait du consentement

Le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement ; celui-ci peut être retiré à tout moment et sans justification.

Le retrait du consentement peut cependant empêcher et/ou compromettre les finalités de Solidaris Assurances.

f. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de nous demander de transmettre une copie des données à caractère personnel que vous nous avez communiquées à une autre institution ou un tiers dans un format facilement transmissible.

Cela ne s'applique qu'aux données à caractère personnel que vous nous avez communiquées et qui sont traitées par des processus automatiques, dans la mesure où cela n’est pas contraire à la règlementation et que ce transfert de données n'a pas d’impact négatif sur la protection de la vie privée d'autres personnes.

13. Faites-vous l’objet de décisions automatisées, en ce compris du profilage ?


Solidaris Assurances n’effectue pas de décision automatisée ni de profilage.

14. Existe-t-il un recours possible ?


Si une réponse ne correspondant pas à vos attentes vous a été communiquée lors du traitement de votre demande ou plainte concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel, vous avez la possibilité d’introduire un recours auprès de l’autorité de contrôle en matière de protection de la vie privée.

Ce recours peut être introduit :

15. La déclaration de confidentialité peut-elle être modifiée ?


Dans la mesure où la règlementation évolue régulièrement, la déclaration de confidentialité est susceptible d’être adaptée.

Nous nous réservons dès lors le droit de la modifier à tout moment.

La dernière version sera toujours accessible sur notre site internet : http://www.solidaris-assurances.be